Jedno wydarzenie,wiele obszarów,jeden spójnie zarządzany projekt.
Organizacja i promocja
Przygotowania do GWiOP obejmowały zarówno kwestie organizacyjne, jak i działania mające zapewnić odpowiednią frekwencję oraz komfort uczestników.
Obsługa wydarzenia
Podczas GWiOP odpowiadaliśmy za koordynację wielu elementów realizowanych równocześnie – od obsługi gości po zaplecze techniczne i program towarzyszący.
Realizacja techniczna
GWiOP otrzymał pełną oprawę audiowizualną, która wspierała wystąpienia, komunikację z uczestnikami oraz późniejsze działania promocyjne.
Organizacja i promocja
Wszystko zaczyna się przed wydarzeniem
Dobre wydarzenie zaczyna się na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. W przypadku GWiOP odpowiadaliśmy za cały proces przygotowawczy – od wyboru odpowiedniej lokalizacji i organizacji zapisów, po komunikację, logistykę oraz działania promocyjne. Wszystkie elementy zostały zaplanowane tak, aby uczestnik już od pierwszego kontaktu z wydarzeniem otrzymywał spójne informacje i możliwie komfortową obsługę.
Dobór lokalizacji
Wybraliśmy miejsce odpowiadające charakterowi konferencji oraz wymaganiom programu, części wystawienniczej i wydarzeń towarzyszących.
Rejestracja uczestników
Przygotowaliśmy i obsługiwaliśmy system zapisów, bazę uczestników oraz proces rejestracji przed wydarzeniem i na miejscu.
Zakwaterowanie i logistyka
Wspieraliśmy uczestników i gości w organizacji pobytu, przekazując informacje dotyczące noclegów, dojazdu i kwestii organizacyjnych.
Marketing i promocja
Prowadziliśmy działania promocyjne poprzedzające wydarzenie – od przygotowania materiałów i komunikacji, po kampanie zwiększające zasięg i liczbę rejestracji.
Komunikacja z uczestnikami
Przed konferencją uczestnicy otrzymywali najważniejsze informacje dotyczące programu, lokalizacji oraz organizacji wydarzenia.
Sprawdź jak realizujemy kampanie marketingowe i działania promocyjne
Obsługa wydarzenia
prawny przebieg od pierwszego do ostatniego punktu programu
W dniu wydarzenia wszystkie elementy muszą działać jak jeden organizm. Podczas GWiOP koordynowaliśmy obsługę uczestników, zaplecze techniczne, catering, program dodatkowy i komunikację na miejscu, dbając o płynny przebieg konferencji oraz szybkie reagowanie na bieżące potrzeby.
Koordynacja wydarzenia
Nadzorowaliśmy przebieg konferencji, harmonogram, pracę ekip technicznych oraz poszczególne elementy programu.
Obsługa uczestników
Recepcja, rejestracja na miejscu, identyfikatory, materiały konferencyjne oraz bieżąca pomoc dla uczestników i prelegentów.
Strefy informacyjne
Na terenie wydarzenia zastosowaliśmy interaktywne infokioski umożliwiające uczestnikom szybki dostęp do aktualnego programu konferencji.
Catering
Koordynowaliśmy obsługę gastronomiczną, przerwy kawowe oraz pozostałe elementy hospitality podczas wydarzenia.
Atrakcje wieczorne
Część merytoryczną uzupełniliśmy programem integracyjnym i atrakcjami wieczornymi sprzyjającymi networkingowi uczestników.
Sprawdź jak koordynujemy promujemy i informujemy o wydarzeniu wykorzystując social media
Realizacja techniczna
Technologia, która staje się częścią wydarzeniaTechnika, multimedia i content
Nowoczesna technologia była integralną częścią GWiOP – wspierała prezentacje, budowała oprawę wydarzenia, ułatwiała uczestnikom dostęp do informacji i pozwalała tworzyć atrakcyjne materiały do dalszej komunikacji. Połączyliśmy rozwiązania multimedialne, realizację wideo i własne studio TV w jeden spójny system.
GWiOP otrzymał pełną oprawę audiowizualną, która wspierała wystąpienia, komunikację z uczestnikami oraz późniejsze działania promocyjne.
Ekran LED
Główną przestrzeń konferencji wyposażyliśmy w wielkoformatowy (5x2,5 m), dostosowany do wymiarów sceny, ekran LED wykorzystywany podczas prezentacji, wystąpień i materiałów multimedialnych.
Ekrany LCD 100”
Dodatkowe wielkoformatowe telewizory stanowiły element oprawy wizualnej oraz pozwalały na prezentację treści w kolejnych przestrzeniach wydarzenia.
Realizacja wideo
Rejestrowaliśmy przebieg konferencji, wystąpienia oraz najważniejsze momenty wydarzenia, a także transmitowaliśmy obraz kamer na ekran LED podczas debat
Realizacja audio
Zrealizowaliśmy dźwięk na konferencji wykorzystując cyfrowy mixer audio i cyfrowe mikorofony bezprzewodowe, nagłaśniając salę czterema aktywnymi kolumnami JBL. Dodatkowo tor audio był podawany do rejestratora video, a także jako backup rejestrowany do wykorzystania w redakcji i relacjach.
Studio TV
Na miejscu stworzyliśmy studio, w którym realizowaliśmy rozmowy i wywiady z ekspertami oraz gośćmi konferencji, realizacja na 3 kamery w rozdzielczości 4k.
Interaktywny program wydarzenia
Infokioski z cyfrowym programem pozwalały uczestnikom wygodnie sprawdzać harmonogram i informacje dotyczące konferencji.
Materiały po wydarzeniu
Zdjęcia, nagrania i wywiady stworzyły bazę materiałów wykorzystywanych później w komunikacji, promocji oraz kolejnych edycjach wydarzenia.
Sprawdź nasze możliwości w zakresie realizacji eventów
Jedno wydarzenie. Pełna realizacja.
GWiOP to przykład projektu, w którym połączyliśmy organizację, technologię, komunikację,
produkcję multimedialną i obsługę uczestników w jeden spójny proces.
Od pierwszego pomysłu, przez promocję i realizację, aż po materiały,
które pracują jeszcze długo po zakończeniu wydarzenia.
GALERIA Z RÓŻNYCH REALIZACJI
